Wer eine neue Wohnung sucht (und eine findet), muss irgendwann auch den Umzug vorbereiten. Und wie im echten Leben gilt auch bei Online-Veröffentlichungen: Je besser die Vorbereitung, desto leichter der Umzug. Im Falle der 640 Preprints des Instituts für Mathematik, welche im Zeitraum 1996–2020 auf dezentralen Servern veröffentlichten wurden, war es nicht anders: Nach mehrjähriger Vorplanung und intensiven Vorbereitungen sind nun knapp 600 dieser Publikationen in DepositOnce, dem Open-Access-Repositorium der TU Berlin, überführt.

Im Jahr 1974 erschienen die ersten „Reports“ von Angehörigen des Instituts für Mathematik in der neu gegründeten Preprint-Reihe, damals noch in Papierform. Die Reihe diente als Medium zum schnellen wissenschaftlichen Austausch. Preprints wurden zwischen den Institutsbibliotheken rege ausgetauscht und fanden somit eine rasche Verbreitung, bevor sie in Fachzeitschriften veröffentlicht wurden. Seit 1996 erschienen die Preprints dann zusätzlich online, seit 2002 ausschließlich.

Für die Online-Veröffentlichung hatte der IT-Bereich des Instituts für Mathematik damals eine eigene Datenbank aufgesetzt, welche die TU-Wissenschaftler*innen in Eigenregie füllten. Sie meldeten die bibliografischen Daten über ein Webformular und luden ihre Dateien hoch. Die Mathematische Fachbibliothek sorgte für die Katalogisierung der Druckexemplare und koordinierte die Vergabe der Nummern für Online-Preprints.

Die meisten Preprints pro Jahr erschienen in den frühen 2000er Jahren. Mit dem Aufkommen der internationalen Preprint-Server, insbesondere des arXiv für Physik und Mathematik, wurden jedoch immer weniger Reports in der institutseigenen Reihe veröffentlicht. Ab 2015 war der Trend so stark rückläufig, dass das Weiterführen der Schriftenreihe diskutiert wurde.

Nach gut zwei Jahrzehnten war zudem klar, dass technische Anpassungen nötig wären, da zum Beispiel alte Dateiformate nicht mehr geöffnet oder Inhalte nicht mehr kopiert werden konnten. Die geringe Nutzung, die vorhandenen Alternativen und die offenen technischen Fragen führten zum Entschluss des Institutsrats, die Reihe zum Ende des Jahres 2020 einzustellen.

Dass die Universitätsbibliothek bereits zugestimmt hatte, den vorhandenen Preprints eine neue Heimat im Repositorium zu geben, war ein wichtiger Aspekt bei der Entscheidung. Sämtliche Beiträge sollten nach Möglichkeit langfristig und frei zugänglich erhalten bleiben.

Wie sich herausstellte, war der Umzug ein größeres Vorhaben, bei dem sowohl Metadaten als auch Dateien sortiert, geprüft, repariert und geordnet werden mussten. Zudem wurden einzelne Preprints digitalisiert, für die zwar keine Datei mehr, aber noch eine Printfassung in der Mathematischen Fachbibliothek vorhanden war.

Ein chaotischer Umzug, bei dem am Ende Manches nicht wiedergefunden wird, sollte vermieden werden. Im Dezember 2021 wurde der Großteil der Preprints in DepositOnce archiviert; Anfang Mai 2022 folgten ca. 50 weitere. Gut 90 Prozent der online erschienenen Preprints sind nun mit DOI veröffentlicht und im Open Access verfügbar. Die Langzeitarchivierung wird über die Deutsche Nationalbibliothek gewährleistet.

Jan Erdnüß leitet die Mathematische Fachbibliothek der TU Berlin. Zugleich ist er Baubeauftragter des Instituts für Mathematik und arbeitet an der neuen Fachbibliothek im Mathematik-Neubau mit, die auf dem Ostgelände der TU Berlin entsteht.