Nach der erfolgreich abgeschlossenen wissenschaftlichen Aussprache haben die Promovierenden laut der Promotionsordnung der TU Berlin (§ 9) die Pflicht, die genehmigte Fassung ihrer Dissertation „in angemessener Weise der wissenschaftlichen Öffentlichkeit durch Vervielfältigung und Verbreitung zugänglich“ [1] zu machen. Die Veröffentlichung muss innerhalb von 12 Monaten nach der wissenschaftlichen Aussprache erfolgen.
Es sind drei Abgabeformen zulässig:
- Online-Veröffentlichung auf dem Repositorium der TU Berlin DepositOnce plus ein gebundenes Druckexemplar
- 15 gebundene Druckexemplare
- drei Verlagsexemplare
Zu den Aufgaben der Dissertationsstelle gehört es, die genehmigten Fassungen sämtlicher Dissertationen der TU Berlin entgegenzunehmen, sie zu veröffentlichen und in einschlägigen bibliographischen Datenbanken (u. a. Dissertationsdatenbank TU Berlin) nachzuweisen. Insgesamt handelt es sich um 400 bis 500 Dissertationen pro Jahr. Ein Großteil der Promovierenden nutzt die Online-Veröffentlichung über DepositOnce (2022: 75%).
Die unterschiedlichen Publikationskulturen werden im Verhältnis zwischen gewählter Abgabeform und Fakultätszugehörigkeit deutlich.
Das Team der Dissertationsstelle prüft, ob alle formalen Vorgaben eingehalten wurden, ob beispielsweise das Dissertationstitelblatt dem aktuellen Mustertitelblatt entspricht, ob bei Verlagsveröffentlichungen der Hochschulschriftenvermerk im Impressum korrekt angegeben ist, ob eine Verlagsbescheinigung [2] vorliegt und ob Abstracts und Inhaltsverzeichnis für die Kataloganreicherung im Wissensportal Primo übermittelt wurden.
Bei Online-Veröffentlichungen werden darüber hinaus die eingereichten Dateien umfassend geprüft, da diese den in den Richtlinien für PDF-Dateien festgehaltenen Anforderungen entsprechen müssen.
In aller Kürze sind das:
- Der Inhalt muss komplett kopier- und durchsuchbar sein.
- Die Datei darf keinen Passwortschutz enthalten.
- Die Schriften müssen eingebettet sein.
- Die Dokumenteigenschaften müssen mindestens Angaben zum Titel, zur Verfasser*in und Stichwörter enthalten.
- Mind. die Überschriften der ersten Ebene müssen als PDF-Lesezeichen angelegt sein.
- PDF/A-Konformität für die Langzeitarchivierbarkeit muss vorliegen.
In engem Austausch mit den Promovierenden werden die Dissertationen soweit aufbereitet, dass sie veröffentlicht werden können. Die Bearbeitungszeit hängt von der gewählten Abgabeform und vom Umfang der notwendigen Anpassungen ab. Aber auch die Anzahl der parallel zur Veröffentlichung eingereichten Dissertationen wirkt sich auf die Bearbeitungszeit aus.
Nach Prüfung der in der Universitätsbibliothek eingereichten Druckexemplare stellt die Dissertationsstelle im letzten Schritt die offizielle Empfangsbestätigung aus, die die Grundlage für den Erhalt der Promotionsurkunde ist.
Das Team der Dissertationsstelle unterstützt Promovierende während des Veröffentlichungsprozesses unter anderem bei Fragen rund um Creative-Commons-Lizenzen, die Dateiaufbereitung oder bei urheberrechtlichen Fragen. Darüber hinaus finden regelmäßige Online-Schulungen statt.
Die steigende Anzahl kumulativer Dissertationen stellt eine besondere Herausforderung dar. In den letzten fünf Jahren hat sich der Anteil kumulativer Onlinedissertationen fast verdoppelt (2018: 17,9%, 2022: 33,3%). Hier sind viele Arbeitsschritte mehr notwendig als bei klassischen Dissertationen. Die Dissertationsstelle prüft für jedes enthaltene Paper, ob die Verlagsvorgaben eingehalten wurden. Beispielsweise fordern manche Verlage die Einbindung einer bestimmten Phrase oder es darf nur eine bestimmte Manuskriptversion in die Dissertation eingebunden werden. In der Verlagspolicy-Übersicht können sich die Promovierenden über die Vorgaben der Verlage informieren.
Bei kumulativen Dissertationen gibt es die Möglichkeit, die enthaltenen Aufsätze auch einzeln auf dem Repositorium zweitzuveröffentlichen, sofern keine rechtlichen Hindernisse bestehen. Das Team für Open-Access-Zweitveröffentlichungen unterstützt Sie gerne dabei.
Die der Dissertation zugrunde liegenden Forschungsdaten sollten nach Möglichkeit als Open Research Data zugänglich gemacht werden. So lassen sich die dargelegten Ergebnisse kontextualisieren, nachvollziehen und reproduzieren. Das Team vom Forschungsdatenmanagement berät und betreut Sie gerne bei der Veröffentlichung dieser Daten.
[1] https://www.tu.berlin/go1196/ [allgemeine Promotionsordnung, Fassung von 2021]
[2] Bescheinigung des Verlages über die Mindestauflagenhöhe von 150 Exemplaren oder die mindestens 4-jährige Lieferbarkeit im Buchhandel